Pada usaha dagang, penggunaan faktur baik faktur penjualan ataupun faktur pembelian sangat penting, termasuk dalam usaha apotek. Di mana keduanya akan digunakan sebagai bukti pembelian obat oleh pembeli. Faktur penjualan ini memiliki fungsi yang sama dengan nota namun memuat informasi yang lebih mendetail seputar transaksi.
Sedangkan faktur pembelian merupakan faktur yang dibuat oleh pembeli saat akan memesan barang kepada suplier. Faktur pembelian ini bisa juga disebut sebagai surat pesanan atau purchase order. Dalam usaha apotek, contoh faktur pembelian ini digunakan saat melakukan pengadaan obat ke suplier atau perusahaan farmasi.
Setelah pembeli mengirim faktur pembelian, maka suplier akan segera menyiapkan pesanan. Pesanan akan dikirim kepada pembeli beserta dengan faktur pembelian sekaligus sebagai invoice atau tagihan yang harus dibayarkan.
Manfaat Faktur Pembelian
Dalam Proses pengadaan obat faktur pembelian memiliki banyak manfaat penting selain menjadi buktri transaksi, antara lain:
- Sebagai bukti fisik bahwa obat yang dikirim sesuai dengan keinginan pembeli, termasuk dengan jumlah pembeliannya. Karena yang membuat adalah pihak pembeli itu sendiri.
- Sebagai bukti informasi jumlah tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh pembeli, sekaligus berfungsi sebagai invoice atau surat tagihan.
- Merupakan dokumen yang sah untuk dicatat dan disematkan dalam pembukuan akuntansi.
- Sebagai bukti yang sah oleh pembeli kepada suplier apabila obat yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesanan.
- Sebagai dokumen untuk mencocokkan jumlah stok awal dengan stok akhir setelah ditambahkan dengan pesanan dalam faktur.
- Dapat digunakan sebagai dokumen sah apabila dalam transaksi yang dilakukan terdapat kesalahan barang ataupun pembayaran.
Komponen Penyusun Faktur Pembelian
Penyusunan faktur pembelian tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Terdapat komponen-komponen penting yang wajib dicantumkan dalam pembuatan faktur pembelian yaitu:
1. Informasi Penjual dan Pembeli yang Jelas
Dalam pembuatan faktur pembelian wajib mencantumkan informasi penjual dan pembeli dengan jelas. Yaitu mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, alamat email apotek yang melakukan pemesanan. Begitu pula dengan nama, alamat, nomor telepon dan alamat email suplier harus ditulis dengan jelas.
2. Informasi Detail Pesanan
Karena faktur pembelian disebut juga dengan surat pemesanan, maka informasi detail barang yang dipesan harus ditulis dengan jelas. Hal ini dilakukan ntuk menghindari adanya kesalahan saat pengiriman. Hal yang biasanya ditulis adalah jenis dan merk barang yang dipesan, berapa jumlah barang yang dipesan, jumlah satuan tiap kemasan.
Ketika barang sudah dikirim faktur ini akan dilengkapi dengan harga barang persatuan, harga total tiap item barang, discount dan pajak jika ada, sub total dan total uang yang harus dibayar oleh pihak apotek yang memesan. Terdapat pula catatan mengenai jatuh tempo pembayaran atau pelunasan tagihan dari pesanan yang dilakukan.
3. Tanggal Pemesanan dan Nomor Pemesanan
Komponen berikutnya yang tidak boleh tertinggal adalah tanggal pemesanan dan nomor faktur. Kedua hal ini akan sangat penting, karena merupakan komponen yang akan masuk dalam buku keuangan. Tanggal dan nomor ini juga akan memudahkan dalam pencarian faktur jika suatu saat diperlukan untuk ditinjau ulang.
4. Keterangan Izin Praktek
Khusus untuk faktur pembelian pengadaan obat oleh apotek, wajib mencantumkan keterangan izin praktek. Sebagai bukti bahwa jual beli obat dilakukan oleh pihak yang legal. Terutama jika pemesanan yang dilakukan terkait obat keras yang hanya bisa dibeli dengan resep dokter dan juga obat yang termasuk dalam narkoba.
5. Tanda Tangan Penjual dan Pembeli
Komponen terakhir yang harus ada adalah tanda tangan penjual dan pembeli. Tanda tangan dan stempel biasanya diperlukan sebagai bukti keabsahan dokumen. Terutama dokumen yang terkait dengan keuangan.
Faktur akan masuk dan disimpan ke dalam dokumen keuangan, namun tetap dibutuhkan saat pencocokan stok data dengan stok riil di gudang. Untuk mempermudah sinkronisasi data, banyak apotek yang sudah menggunakan software apotek Vmedis untuk membantu pengelolaan.
Dengan menggunakan software apotek Vmedis, Anda akan lebih mudah mengecek faktur pembelian yang masuk. Selain itu juga dalam mengecek barang apa saja yang dipesan. Bahkan, software apotek Vmedis juga memiliki reminder tanggal jatuh tempo dari invoice yang masuk, beserta dengan jumlah yang harus dibayarkan.